A partire da settembre 2026, i datori di lavoro che gestiscono conguagli per permessi legge 104 e congedi straordinari dovranno compilare un campo finora rimasto facoltativo nel flusso UniEmens: l’elemento <BaseRif>, da valorizzare con la retribuzione teorica del mese di riferimento. La novità, contenuta nel messaggio INPS n. 2287 del 7 luglio 2026, non è un semplice ritocco tecnico. Segnala un cambiamento di approccio nella validazione dei conguagli previdenziali: dal controllo a posteriori su richiesta dell’Istituto si passa a un’architettura dove il dato che giustifica l’importo anticipato dal datore di lavoro è strutturale e obbligatorio.
La posta in gioco è alta per chiunque gestisca buste paga. Senza una corretta compilazione del nuovo elemento, i conguagli rischiano il disconoscimento in sede di verifica amministrativa, con effetti diretti sulla contribuzione aziendale.
Perché l’INPS pretende ora la retribuzione teorica
La retribuzione teorica non è una grandezza nuova, ma finora la sua indicazione nel flusso UniEmens per questi specifici conguagli era facoltativa. L’obbligo introdotto dal messaggio 2287 risponde a un’esigenza precisa: ancorare ogni conguaglio a una base imponibile verificabile, eliminando l’ambiguità su quale importo il datore di lavoro abbia effettivamente anticipato al lavoratore.
La logica è lineare: se il conguaglio riguarda un permesso orario o giornaliero, la retribuzione teorica del mese in cui il permesso è stato fruito indica esattamente il valore della prestazione non lavorata. Per il congedo straordinario (articolo 42, comma 5, D.Lgs. 151/2001) e per il prolungamento del congedo parentale, invece, si guarda alla retribuzione teorica del mese precedente all’evento. La scelta non è casuale: in questi casi il congedo copre interi mesi, e il riferimento al mese antecedente evita che l’assenza stessa distorca il calcolo della base imponibile.
Per i lavoratori assunti o cessati nel mese di rilevazione, il messaggio precisa che si deve considerare la retribuzione teorica del mese interamente lavorato. Un dettaglio che evita contenziosi interpretativi su situazioni di bordo.
Un sistema frammentato che ora trova un denominatore comune
La misura riguarda sette codici conguaglio, ciascuno associato a uno specifico evento. Eccoli in sintesi:
| Codice conguaglio | Evento associato | Cosa copre |
|---|---|---|
| L300 | YA1 | Prolungamento congedo parentale giornaliero per bambino con disabilità grave fino a 8 anni |
| L301 | YA2 | Prolungamento congedo parentale giornaliero per bambino con disabilità grave tra 8 e 14 anni |
| L302 | XB3 | Permessi orari per figli con disabilità grave fino al terzo anno di vita |
| L303 | RA1 | Permessi mensili (giornalieri o orari) legge 104 per assistere familiari con disabilità grave |
| L306 | QB5 | Permessi orari fruiti dal lavoratore con disabilità grave |
| L307 | TA1 | Giorni di permesso mensili fruiti dal lavoratore con disabilità grave |
| L308 | MD1 | Congedo straordinario per assistere familiari con disabilità grave |
La tabella mostra la frammentazione normativa che il messaggio INPS cerca di ricondurre a unità sul piano amministrativo. Le tutele derivano da disposizioni diverse — articolo 33 della legge 104/1992, articolo 42 del D.Lgs. 151/2001 — e si applicano a platee distinte: lavoratori che assistono familiari con disabilità grave, lavoratori con disabilità grave essi stessi, genitori di bambini con disabilità grave in fasce d’età differenti.
L’introduzione dell’elemento <BaseRif> per tutti questi codici conguaglio crea un minimo comune denominatore operativo: qualunque sia la fonte normativa del diritto, il suo valore economico viene ora calcolato con la stessa metodologia.
Cosa cambia per chi gestisce le buste paga
L’obbligo di compilazione del campo <BaseRif> si inserisce in un quadro più ampio di richiamo alla completezza dei dati. Il messaggio 2287 ricorda esplicitamente ai datori di lavoro di compilare correttamente anche:
- la retribuzione teorica,
- i giorni retribuiti,
- la percentuale di part-time,
- il codice fiscale del dante causa,
- l’associazione corretta tra codice evento e codice conguaglio.
Non sono formalità. Un errore nell’associazione, per esempio, può invalidare l’intero conguaglio perché l’INPS non riesce a ricondurre l’importo anticipato alla categoria di spesa autorizzata. La richiesta di indicare il codice fiscale dell’assistito serve a incrociare il dato con le banche dati delle invalidità civili, verificando che il beneficiario della prestazione esista e abbia effettivamente la condizione di disabilità grave richiesta dalla norma.
Per i software di payroll, l’impatto è duplice: da un lato bisognerà integrare un campo prima opzionale, dall’altro occorrerà gestire la corretta determinazione della retribuzione teorica in base alla tipologia di evento. Non è un intervento banale, perché richiede al sistema di distinguere tra permessi (dove si guarda al mese di fruizione) e congedi prolungati (dove si guarda al mese precedente).
L’assenza di una fase transitoria esplicita — l’obbligo scatta direttamente dalla competenza di settembre 2026 — suggerisce che l’INPS consideri il passaggio ormai maturo, dopo un periodo in cui il campo era disponibile su base volontaria.
Un tassello di una tendenza più ampia
La mossa dell’INPS non è isolata. Negli ultimi due anni l’Istituto ha progressivamente irrigidito i controlli formali sui flussi UniEmens, spostando la validazione dei conguagli da una logica di autocertificazione a una di riscontro puntuale. L’introduzione della retribuzione teorica come dato obbligatorio si allinea a questa traiettoria: fornire all’algoritmo di controllo tutte le variabili necessarie per verificare automaticamente la congruità dell’importo conguagliato, senza dover richiedere documentazione integrativa.
Il beneficio atteso è una riduzione del contenzioso amministrativo e dei tempi di definizione delle pratiche. Per le aziende, però, il prezzo è un onere di compilazione più gravoso e un margine di errore ridotto. In questo senso, la misura sposta parte del rischio operativo dall’Istituto ai datori di lavoro.
La numerosità dei codici coinvolti — sette, che coprono praticamente l’intero spettro dei conguagli legati alla disabilità — lascia intendere che non si tratti di una sperimentazione limitata. L’INPS sta costruendo l’infrastruttura per un controllo generalizzato. Se il sistema reggerà, è probabile che il modello venga esteso anche ad altre categorie di conguaglio oggi gestite con modalità meno strutturate.
Fonti
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