Il Ministero del Lavoro apre alla consegna digitale della documentazione di assunzione, ma la semplificazione non azzera le formalità. La linea di confine non passa tra carta e bit: passa tra documenti puramente informativi e dichiarazioni di scienza o volontà del lavoratore. Sul secondo fronte la firma elettronica resta obbligatoria e SPID o CIE non bastano. L'interpello n. 2 del 30 settembre 2026, in risposta al Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro, fissa un punto fermo dopo una lunga serie di pronunciamenti parziali.
Dai PEC del 2008 alle aree riservate: un filo lungo diciotto anni
Il Ministero non introduce una novità assoluta: estende al più ampio set di documenti di assunzione principi già consolidati. L'interpello n. 1/2008 aveva ammesso la consegna del prospetto paga via PEC; l'interpello n. 13/2012 aveva aggiunto la posta elettronica ordinaria e la collocazione del documento in un'area riservata accessibile con password o codice segreto personale. Dal 2008 al 2026 passano diciotto anni: la digitalizzazione avanza, ma la regola di fondo resta invariata.
Quello che conta, in tutte e tre le risposte, non è il supporto tecnico scelto. Il criterio è funzionale: il lavoratore deve poter entrare nella disponibilità del documento, materializzarlo e conservarlo, e il datore deve poter dimostrare la tracciabilità della messa a disposizione. La cornice normativa di riferimento è il Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005) insieme alle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate ai sensi dell'articolo 71 dello stesso Codice.
La piattaforma, precisa il Ministero, può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi. La responsabilità dell'adempimento — e quella sulla protezione dei dati personali — resta però sempre in capo al datore.
Perché informativa e dichiarazione seguono strade diverse
Qui sta il cuore dell'interpello. Il Ministero distingue due momenti che spesso vengono confusi: l'identificazione elettronica e la sottoscrizione del documento. SPID e CIE trovano copertura nell'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD, che ne contempla l'uso da parte dei soggetti privati per identificare gli utenti dei propri servizi in rete. Ma identificarsi non equivale ad apporre una firma.
Per la validità del documento informatico entrano in gioco l'articolo 20, comma 1-bis, del CAD e il Regolamento eIDAS (UE 910/2014). Un documento soddisfa il requisito della forma scritta e produce gli effetti dell'articolo 2702 del codice civile quando porta una firma digitale, una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, oppure quando è formato — previa identificazione informatica del suo autore — attraverso un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità manifesta e inequivoca.
Tra le soluzioni idonee rientrano le firme elettroniche avanzate conformi all'articolo 26 eIDAS e agli articoli 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013: il firmatario, già identificato anche via SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso ricevuto su un dispositivo nella sua disponibilità. Due passaggi, non uno.
Due precisazioni chiudono il quadro. L'articolo 65 del CAD — spesso invocato — disciplina le istanze presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e non può fondare la validità delle dichiarazioni rese a un datore privato. E la CNS, la Carta nazionale dei servizi, non è equiparabile a SPID e CIE: l'articolo 64, comma 2-quinquies, richiama espressamente solo i secondi due.
Cosa cambia (e cosa non cambia) per datori e consulenti
Per i documenti meramente informativi basta la messa a disposizione tracciata nell'area riservata, con garanzie su identificazione dell'utente, sicurezza dell'accesso, accessibilità, integrità e tracciabilità della data. Si possono caricare più documenti insieme, con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, purché il sistema registri distintamente per ciascun documento la data di messa a disposizione e quella di presa visione.
Per i documenti che contengono dichiarazioni del lavoratore — la scelta di destinazione del TFR è l'esempio ricorrente — serve invece la firma. Il datore deve verificare che la piattaforma sia idonea e conservare le evidenze.
Il vero vincolo operativo non è tecnico ma probatorio:
- indisponibilità della piattaforma: anche se temporanea, non esonera dai termini previsti per i singoli adempimenti; va assicurata una modalità alternativa di consegna, conservandone evidenza;
- prova in sede ispettiva: il datore deve sempre poter dimostrare l'effettiva consegna e la riconducibilità delle dichiarazioni ai singoli lavoratori;
- canali alternativi ammessi: restano validi la PEC e altri strumenti telematici che consentano la prova dell'avvenuta consegna.
Una digitalizzazione a due velocità
Letto nel suo insieme, l'interpello 2/2026 delinea un sistema dove la dematerializzazione è già piena per la circolazione delle informazioni e resta condizionata per la manifestazione della volontà. È una scelta coerente con il CAD, ma ha un effetto pratico preciso: chi gestisce le assunzioni non può più ragionare su un unico flusso digitale. Deve distinguere, documento per documento, se sta trasmettendo un'informativa o raccogliendo una dichiarazione, perché solo nel secondo caso il processo richiede due fasi — identificazione e firma — e un'applicativo che le renda entrambe verificabili.
Il dato che pesa: in diciotto anni, dal primo interpello sulla busta paga nel 2008, il Ministero non ha mai ammesso la consegna digitale senza chiedere, in cambio, la prova. La piattaforma cambia; l'onere della dimostrazione no. Il vero salto di qualità, per i consulenti del lavoro, non sarà caricare i documenti in un'area riservata, ma scegliere strumenti di firma elettronica avanzata già conformi alle regole tecniche del 2013 — perché è lì che si concentra il rischio di contestazione.
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